Март 2020

Основные вопросы электронного документооборота

В условиях нынешней ситуации вопрос электронного документооборота стал еще более актуальным, так как многие компании внедрили удаленный режим работы. Так, некоторые сейчас сталкиваются с проблемой подписания документов, договоров по причине того, что собственноручное подписание руководителем компании или другим уполномоченным лицом представляется затруднительным. Для этого на рынке представлен ряд онлайн сервисов, предоставляющих услуги по электронному подписанию документов электронной цифровой подписью (далее – «ЭЦП»), выданной Национальным удостоверяющим центром РК. Однако при использовании таких сервисов, зачастую возникают следующие вопросы:

1. Юридическая сила документов, подписанных ЭЦП

Электронным документом признается документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП . Такой документ, соответствующий требованиям Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» от 7 января 2003 года № 370-II и удостоверенный посредством ЭЦП равнозначен подписанному документу на бумажном носителе .

Так, например, в соответствии со ст. 152 ГК РК сделка в письменной форме может совершаться как на бумажном носителе, так и в электронном формате. К совершению сделки в письменной форме, помимо прочего, приравнивается и обмен электронными документам.

Следует также отметить, что в соответствии с законопроектом по вопросам труда предлагается заключение трудового договора в форме электронного документа.

Таким образом, электронный документ, соответствующий определенным требованиям законодательства, имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумажном носителе.

2. Системы электронного документооборота

Под системой электронного документооборота понимается система обмена электронными документами , то есть это определенная информационная система, благодаря которой можно работать с электронными документами, начиная с их создания, изменения, согласования и т.д., и, заканчивая их подписанием и отправкой соответствующему адресату.

Изучив рынок предлагаемых услуг, мы пришли к выводу, что на сегодняшний день представлено множество компаний, предлагающих внедрение таких систем электронного документооборота внутри организации для оптимизации внутренних бизнес-процессов. То есть, установка такой системы не будет ограничиваться только подписанием электронных документов ЭЦП, а предполагает целую систему электронного документооборота, которая может быть также интегрирована с системой 1С. Наряду с такими системами, есть также онлайн сервисы, которые предоставляют только услуги по подписанию документов ЭЦП и отправке таких документов напрямую контрагентам.

3. Безопасность персональных данных

При использовании систем электронного документооборота возникает вопрос, насколько это безопасно загружать или хранить документы, ключи ЭЦП. Так, собственник или владелец электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, при передаче электронных информационных ресурсов, содержащих персональные данные, собственнику или владельцу информационной системы обязан получить согласие субъекта персональных данных или его законного представителя на сбор и обработку персональных данных с использованием информационных систем .

Таким образом, компании, использующие системы электронного документооборота, а также сами системы электронного документооборота обязаны соблюдать требования законодательства о защите персональных данных.

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что электронный документооборот, а именно подписание документов ЭЦП является сейчас наиболее удобным способом организации работы. При выборе информационной системы, позволяющей формировать такие электронные документы, рекомендуем вначале понять, что именно нужно: 1) целая система электронного документооборота внутри компании или 2) отдельный сервис только для подписания документов ЭЦП (в основном, онлайн сервисы), после чего необходимо тщательно отнестись к выбору поставщика выбранных услуг, учитывая затронутые выше вопросы.